Qui n’est jamais tombé sur une de ces vidéos d’entrepreneurs vous vendant une formation miracle tout en se dandinant devant des voitures luxueuses ?
Le mot “formation” est si vaste qu’aujourd’hui, il peut aussi bien signifier “diplôme” et “certification”, que “arnaque” et “système pyramidal”.
Enfin… Ça, c’était avant que le gouvernement ne serre la vis en 2019 avec Qualiopi.
Mais qu’est-ce que cette certification implique pour les entreprises et organismes de formation ?
Si vous avez déjà entendu ce nom sans savoir ce qui se cachait derrière, ou si vous hésitiez à sauter le pas, vous tombez bien. Aujourd’hui on vous dévoile tout sur Qualiopi, ses démarches et documents.
1. Qualiopi c’est quoi ?
Qualiopi est une certification qui témoigne de la qualité d’une formation. Prétendre à cette accréditation, c’est s’engager sur la durée. Ne pensez pas passer un seul entretien et pouvoir coller une étiquette sur votre façade le restant de vos jours !
La certification fonctionne par cycles de 3 ans.
Vous aurez un audit initial suite à votre demande, suite à quoi la certification vous sera délivrée ou non. Vous pourrez exercer 1 an avant votre premier cycle de contrôle.
Une fois que vous êtes sous le signe de Qualiopi, vous serez confronté à un audit de surveillance. Celui-ci intervient entre le 14e et le 22e mois suivant votre accréditation afin de vérifier votre engagement et le bon respect du référentiel national qualité.
L’audit de renouvellement intervient avant la fin de la période de validité de votre certification. À la suite de cet audit, votre certification sera renouvelée pour un nouveau cycle de 3 ans, ou non.
2. Quels sont les avantages de Qualiopi ?
Avant d’entrer dans le détail de votre demande et du fonctionnement de Qualiopi, regardons un peu les avantages que la certification offre.
Si Qualiopi témoigne de la qualité de votre formation (et donc participe à votre image), elle permet aussi une prise en charge financière de la part d’un OPCO ou du CPF.
Et ça, c’est un argument commercial non négligeable qui risque de faire pencher la balance en votre faveur !
D’abord, identifiez la nature de votre apprenant : particulier, demandeur d’emploi, salarié. Que vous fassiez du BtoB ou du BtoC, les conséquences seront différentes.
Le fait d’être considéré comme organisme de formation et de prodiguer des formation entrant dans le plan de formation des entreprises, permet dans certains cas la prise en charge partielle ou totale des frais par l’OPCO. Et ça c’est beau !
Pour être éligible au CPF, votre formation doit répondre à l’un de ces trois critères :
- Être qualifiante
- Être diplômante
- Être certifiante
Si vous ne répondez pas à l’un de ces critères, votre formation ne sera donc pas prise en charge.
De votre côté, vous n’êtes pas obligé de faire une formation pour être formateur. Comme nous le verrons plus bas, Qualiopi vous pousse à suivre votre formation en détail, notamment grâce aux retours des apprenants. Que vous formiez vous mêmes les apprenants ou que vous fassiez sous-traiter, ces retours sont précieux pour adapter votre formation ou évaluer la qualité de vos prestataires. C’est une réelle dynamique d’amélioration en continu.
3. Demander la certification Qualiopi
Pour demander la certification Qualiopi, il vous faut une formation (évidemment) et donc un numéro de déclaration d’activité de formateur ou d’organisme de formation.
Ce numéro s’obtient auprès de la Dreets et pour le conserver, vous devrez transmettre chaque année votre bilan pédagogique et financier.
Ce bilan permet de justifier les actions de formation menées et quelle part elles occupent au sein de votre chiffre d’affaires.
Sélectionnez ensuite l’organisme certificateur par lequel vous voulez passer. Au janvier 2023, il en existe 33.
Chez Abymap nous nous sommes tournés vers l’ICPF mais libre à vous de choisir celui qui vous convient le mieux.
L’organisme vous enverra un devis et vous devrez fournir 3 documents :
- Votre extrait Kbis, celui-ci s’obtient gratuitement sur monidenum.fr et prouve votre immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
- Votre récépissé de déclaration d’activité délivré par le préfet de région dans les 30 jours suivant votre déclaration d’activité.
- Votre bilan pédagogique et financier.
Vous passerez ensuite votre audit initial comme vu précédemment.
4. La démarche Qualiopi
Pour assurer un suivi maximal de votre activité de formateur et garantir la qualité de celle-ci, Qualiopi c’est aussi tout un tas de documents à tenir et à remplir, et ce tout au long du processus de formation.
Faites bien attention à conserver tous ces documents, ils vous seront demandés lors de vos audits de surveillance et de renouvellement.
Avant la prestation : la contractualisation et l’information
- La convention / contrat de formation
- Le programme / parcours détaillé de la formation
- Le règlement intérieur de la formation*
*Même si vous intervenez chez votre client, vous devez établir un règlement intérieur. Le cadre de la formation est différent, une sorte de microcosme dont vous devez fixer les règles d’hygiène pour un apprentissage de qualité.
Pendant la prestation : justifier la réalité de l’action
- Émargement
- Suivi de connexion
- Travaux réalisés
- Évaluations de l’atteinte des objectifs (à chaud)
Après la prestation : certificat et retours
- Attestation de formation et/ou certificat de réalisation. Ce document doit être signé par l’organisme en charge de l’apprenant et contenir les objectifs et la durée de la formation.
- Évaluations de l’atteinte des objectifs (à froid)
Les autres documents à conserver
- Les attestations de formation que vous avez suivies, les certificats que vous avez obtenus, pour démontrer votre plan de développement de compétences.
- Les traces de vos abonnements et participations à des webinaires pour prouver votre veille.
- Questionnaires ou comptes-rendus de satisfactions et réclamations écrites des parties prenantes.
Vous savez tout sur la certification Qualiopi et son fonctionnement ! Vous pourrez fournir des formations de qualité et reconnues à vos clients.
Chez Abymap on a choisi de passer sous Qualiopi afin de garantir une formation de qualité à nos clients, à moindre coût voire 100% gratuite, pour une utilisation optimale de notre logiciel de gestion.
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